テンプレートファイルのコピー&リネーム数十回分を、コマンド一発でする方法 [Excel][コマンドプロンプト]

テンプレファイルを何回もコピーして名前を変えるの、面倒くさい!!

こんなことありませんか??
Excelなどでテンプレートとなるファイルがあって、それをもとにコピーして複数のファイルを作るとき・・

f:id:little_hands:20140202093043j:plain

これをコピーして名前を変えるとき、普通は以下の手順でやりますよね。

一回ファイルをコピーして・・・
f:id:little_hands:20140202093218j:plain

名前を変更!
f:id:little_hands:20140202093156j:plain

まぁ、これが1,2個ならいいでしょう・・・
ただ、10個、20個もあったら!?

コピー&リネームを何度も何度も繰り返さないといけません!!
面倒くさい!!!

そんなときはコレ!!

こういう時は・コマンドプロンプトのコマンドと、Excelシートの合わせ技を使います。

コマンドプロンプトには、こんなコマンドがあります。

copy [コピー元ファイル] [コピー先ファイル] 


たとえば、先ほどの操作をコマンドでやろうとすると・・・

copy "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\テンプレート.xlsx" "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\ファイル1.xlsx"

このコマンドで1発です。

この状態から・・・
f:id:little_hands:20140202094054j:plain

こうして・・・
f:id:little_hands:20140202094109j:plain

どん!!
f:id:little_hands:20140202094124j:plain



ただ、この方法は1回だと逆に面倒ですよね。
ところが!!

これが複数ファイルになると、かなりの威力を発揮するんです!!



たとえば、
「テンプレート.xlsx」
をコピーして、
「ファイル1.xlsx」
から
「ファイル20.xlsx」
までの20個のファイルを作りたいとします。


そういう時には、

copy "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\テンプレート.xlsx" "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\ファイル1.xlsx"
copy "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\テンプレート.xlsx" "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\ファイル2.xlsx"
 :
copy "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\テンプレート.xlsx" "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\ファイル20.xlsx"

このコマンドを20個分生成すれば、まとめてコピーしてコマンドプロンプトに「貼り付け」すれば一発で20個のファイルコピー&リネームをしてくれます。
ただ、このコマンドをいちいち手で書いていては、やはりあまり効率がよくありません・・・


ここで、Excelシートを使います!

先ほどほどのコマンドを、すこしずつ区切ってセルに入力します。
f:id:little_hands:20140202101348j:plain
A1~F1に入力されている文字をつなげれば、先ほどのコマンドになるのがわかりますね。

A1~F1のセルを、「&」でつないで・・・
f:id:little_hands:20140202095733j:plain

Enter!
f:id:little_hands:20140202095809j:plain

つながりましたね。
ここで、
B1セルに入っているのは、
「"」
じゃなくて
「 "」(半角スペースが1個入っている)
になっていることに気を付けてください。
そうしないと

copy "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\テンプレート.xlsx" "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\ファイル1.xlsx"

ではなく

copy"C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\テンプレート.xlsx" "C:\仕事フォルダ\ファイルコピー\ファイル1.xlsx"

と、「copy」の後にスペースが入らず、エラーになってしまいます。


あとは、この式を下までコピーして・・・
(少し見ずらいので、画像クリックで拡大してご覧ください)
f:id:little_hands:20140202100032j:plain

一旦ほかのファイル名を消して・・・
f:id:little_hands:20140202100122j:plain


2個目のファイル名を記入
f:id:little_hands:20140202100311j:plain

あとは、2ファイルを選択して、この位置にカーソルを合わせて・・・
f:id:little_hands:20140202101506j:plain

ドラッグして・・・f:id:little_hands:20140202100558j:plain

離す!!
f:id:little_hands:20140202100717j:plain


すると、G列に作りたかったコマンドが作られていませんか!?!?
f:id:little_hands:20140202100901j:plain

あとは、G1~G20セルをまとめてコピーして、コマンドプロンプトにはりつけると・・・

一発!!
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コピー完了!!
f:id:little_hands:20140202101044j:plain

おおー!できましたね!!

そして、再利用へ・・・

いかがだったでしょうか。

このシートは、1度作ってしまえば、
あとは、C列のコピー元のファイル名、E列のコピー先のファイル名を変えれば何度でも、どんなファイル名でも使えます。
コピー先ファイルの名前が連番でなくても、シートから直接記入できるのでいくらでも応用できますね。

もちろん、VBAなどでもできるのですが、覚えることが非常に少なく誰にでも簡単に使えることがメリットだと思います。

Excelで文字列をつなげてコマンド生成というのは、コマンドプロンプトに限らずかなり応用の効くテクニックなので、今後他の使用方法も紹介していきたいと思います。

「新しいタブで開く」をもう少しだけ簡単にする方法 [Windows]

「新しいタブで開く」をもっと簡単にしたい!

こんなことありませんか?
firefoxchromeなどのタブブラウザを使って色んなサイトを見ている時、新しいタブで開く、って使いますよね。(IEは知らん)
 
わかりやすいのはリンクを右クリックして、「新しいタブで開く」をクリックですよね。
でも続けて色んなリンクを新しいタブで開きたい時、わざわざ右クリックしてるのは面倒ですね〜。
 
もう少しいいやり方に、ctrlボタンを押しながらクリック!ってのもありますね。
これなら1アクションで開けるので、簡単。
ですが、右手のマウスだけで色々見ていたところ、ctrlボタンに左手を伸ばすのはちょっとだけ面倒…
そんなものぐさ心が芽生えたこと、ありませんか??
(え、僕だけ?)
 

そんなときはこれ!

リンクにカーソルを当てて、マウスホイール(普段スクロールさせるのに使う2つのマウスボタンの間にあるあれ)をクリック!
するとなんと、簡単に新しいタブでリンクをを開いてくれます!!
 
さらに、開いてるタブにカーソルを案せて同じようにホイールをクリック!
そうするとまたもや一発でタブを閉じてくれました。
 
地味に、地味ーに便利ですね。
そんな小ネタでした。
 
…と言うか、これって有名ですか?僕は最近知りました…笑
 

セルの値を連結するとき、「A1 & B1 & C1 & D1 & ......」という長くて面倒な式を書かなくて良くなる方法[Excel][仕事術]

Excelのセル結合で、なんども"&"を書いて結合するのは面倒!!

こんなことありませんか?
Excelで、複数のセルの文字列を結合したいとき

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2つのセルぐらいだったら簡単ですね。"&"でつなぎましょう。
でも、結合したい文字がこんなに多かったら・・・?

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うへぇ。気が遠くなりますね。
ためしにやってみると・・・

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うーん、手が疲れた上に、抜け漏れが無いか、順序に間違いが無いか、パッと見でわからないですね。

さらに、間に","を入れたい!って思ったら・・・

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ぎゃー、もう、ごっちゃごちゃです。汚いです。
こんなのは手作業でやりたくない!!

そんなときにはコレ!

使用するセルの数が多くなりますが、このような関数を使いましょう

1. まず、1個目の値を隣のセルから参照します
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2. 次のセルは、1.のセルと、2個目のセルを連結します
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お、つながりましたね
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3.それ以降のセルは、2.の式をコピーすればOK!!
コピーして・・・
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貼り付けるだけ!!
こうすれば、最後のセルに欲しかった連結済の文字列が得られます!
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非常に簡単に、間違いなく連結ができますね!!

応用編

この方法を応用すると、単純な連結だけでなく、間に任意の文字列を代入することも簡単です。

冒頭の通り、連結するセルの間に","を入れたければ・・・
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あとは、コピー&ペーストで","で区切って連結ができます!!
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もちろん、間に挿入する文字を" "(スペース)にしたり"&"にしたりは自由に変更ができます。

使い道

使い道としては、
・emailアドレスが記入されたセルがあるけど、宛先欄に貼り付けるには","で区切らなければいけないとき
・テーブルのカラム名が記入された設計書から、SELECT句の対象として","で連結した文字列がほしいとき
などなど、いくらでも応用できそうですね!

ふと必要になった時、思い出して使ってみてください!

探したいフォルダに1秒でたどり着ける爆速ショートカット

仕事効率化ネタで一発目書きます。*1


こんなことありませんか

  • いつも使うファイルなんだけど、どこにあるかつい忘れちゃう
  • 探しているフォルダの階層が深くてたどり着くまでにたくさんクリックしないといけない

→どんなファイルでも1秒でアクセスできるようになります!!

簡単な設定さえ済ましてしまえば、あとはいくらでも登録できます。
超簡単です。まずは使用イメージをどうぞ。


使用イメージ

たとえば、開きたいフォルダがこのような階層だったとします。

「C: \ 仕事フォルダ \ 案件1 \ 地区A \ 2014 \ お気に入り」


これをCドライブから開こうとすると・・・

Cドライブ
→「仕事フォルダ」をクリック
→「案件1」をクリック
→「地区A」をクリック
→「2014」をクリック
→「お気に入り」をクリック

こんな風に目当てのフォルダにたどり着くまでに5回以上もクリックしないといけません。
さらに、フォルダがたくさんあって迷ったりしたらさらに時間が・・・
これがよく使うファイルだと、非常に時間がもったいないですね。


これが、下のように「ファイル名を指定して実行」(Windowsボタン+Rで呼び出せます)を起動して・・・

f:id:little_hands:20140117001411j:plain

ある文字列を入れてEnterを押すと・・・

f:id:little_hands:20140117002027j:plain

開けた!!

「Win+R」→"oki"と入れて"Enter"
1秒で開けました!!
超楽ちん!!

この"oki"の部分は自由に設定できるんです。
今回は"お気に入り"の頭文字をとって"oki"にしてみました。


設定方法

設定は以下の手順です
1. ショートカット用を保存するためのフォルダを作る
2. 作ったフォルダにショートカットを作成して、使いやすい名前に変更する
3. 環境変数を設定する(ここがキモです)

順に説明していきます

1.ショートカット用を保存するためのフォルダを作る

まず、どこでもいいのでフォルダを作成します。
今回は例として、Cドライブ直下に「shortcut」フォルダを作ります。

1.1. Cドライブを開いて右クリック → 新規作成 →フォルダー
1.2. フォルダ名を"shortcut"にする
1.3. 作ったフォルダを開く

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2.作ったフォルダにショートカットを作成して、使いやすい名前に変更する

2.1 作成したフォルダにショートカットを作成

マウスがある位置をクリックして・・・
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1.で作ったフォルダまでドラッグして話すと、ショートカットができます
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完成
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「ファイル名を指定して実行」画面で呼び出しに使う文字列(ここでは"oki")にファイル名を変更
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さて、これでショートカットの準備はOKです

3.環境変数を設定する(ここがキモです)

まず、
Windowsボタン
→コンピューター
→システムのプロパティ(window上部左側)
→システムの詳細設定(window左側)
で「システムのプロパティ」画面を開きます

→「詳細設定」タブ
→「環境変数」ボタン
を押すと、以下の画面が出ますね

ここで上の方にある「新規」ボタン(下記画像でカーソルが乗っているボタン)をクリックしましょう
f:id:little_hands:20140118232552j:plain

ここで、
変数名:"PATH"
変数値:先ほどのショートカットフォルダのパス
を入力し、「OK」をクリックします
f:id:little_hands:20140118232917j:plain

→これで設定は完了!!

あとは使用イメージの通り、
Win+Rで「ファイル名を指定して実行」を呼び出して、"oki"と入力してEnter!!
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これですぐに呼び出したいフォルダが開けます!

他のショートカットは、先ほどのショートカットフォルダにリンクを追加して、その都度呼び出したい名前に変更すればOK!!
あとは好きなだけ自分のよく使うフォルダへのショートカットを追加しましょう!!
フォルダだけではなく、ファイルに直接ショートカットも可能です。

Tips

ショートカットのネーミングは、ある程度自分でネーミングルールを決めておいた方が、呼び出すときに忘れません。

例:基本は頭文字の2文字にする

  • firefox → "fi"
  • My Document → "my"
  • ダウンロード → "do”

例:複合後は、それぞれの文節から1音ずつ取る

  • ruby study → "rsu"
  • ショートカット → "shoc"
  • 2月案件 基本設計書 → "2ki"
  • 2月案件 詳細設計書 → "2sho"

などなど。
また、ショートカットフォルダ自体にもショートカットを作成しておくと、あとで追加するときに便利です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
ちょっとした設定さえすれば、あとはいくらでも応用が利く上、相当な時間短縮をすることができます。
このショートカットはWindowsで作業をする限りいつでも使えるので、ぜひともtryしてみてくださいね。

このブログでは、このような感じでPC作業する際の効率化ワザをご紹介していければと思っています。
よろしくお願いします~!

*1: "PCを"と書いてますが正確には"Windowsを"です。見やすいようにキャッチーな書き方しましたサーセン